Klachten reglement
Artikel 1 - Definities
In dit klachtenreglement worden aanvullende op de algemene voorwaarden, de volgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven, of uit de context anders blijkt:
Klacht: elke schriftelijke uiting van ongenoegen, kenbaar gemaakt door een cursist of opdrachtgever tijdens de door hem/haar genoten dienst en ingediend conform dit reglement.
1. Klachtbehandelaar: de door Dental Education Center (“DEC”) aangestelde persoon om de klacht te behandelen.
2. Klager: de cursist of opdrachtgever die een klacht uit
Artikel 2 - Doel van het klachtenreglement
Het doel van dit klachtenreglement is het op een laagdrempelige wijze oplossen van klachten.
Artikel 3. Procedure
3.1. Een klacht wordt alleen in behandeling genomen indien schriftelijk ingediend bij een vertegenwoordiger van DEC (“Klachtbehandelaar”) tijdens of binnen 2 weken na afronding van de opleiding of cursus en indien de Klager eerst heeft geprobeerd de klacht minnelijk met de beklaagde op te lossen.
3.2. De Klager doet daarbij in elk geval opgave van:
3.3 DEC legt de datum van ontvangst van de klacht van Klager vast. DEC zendt Klager binnen twee weken na ontvangst van de klacht een bevestiging van ontvangst. Daarbij vermeldt DEC in overleg met de directeur de naam van de beoogde Klachtbehandelaar. Klager kan binnen twee weken na het verzenden van de ontvangstbevestiging kenbaar maken indien Klager meent dat er redenen zijn die een onpartijdige behandeling van de Klacht in de weg staan. Indien dat het geval is, wordt er door de beoogde Klachtenbehandelaar een andere Klachtenbehandelaar aangewezen.
3.4. Binnen een week nadat de Klachtbehandelaar is aangewezen, neemt deze de behandeling van de klacht ter hand. De Klachtbehandelaar handelt daarbij adequaat.
3.5. De Klachtbehandelaar hoort Klager en Beklaagde. Dit kan telefonisch gebeuren. Indien de Klachtenbehandelaar een schriftelijk verslag maakt van het horen van Klager en Beklaagde, zal aan zowel Beklaagde als Klager een afschrift worden verstrekt.
3.6. De klacht wordt afgehandeld binnen 4 weken nadat de Klachtbehandelaar heeft ontvangen. De Klachtbehandelaar kan deze termijn eenmalig met maximaal vier weken verlengen. Indien Klager en Beklaagde hiermee akkoord gaan kan afhandeling telefonisch plaats vinden.
3.7. De Klachtbehandelaar beijvert zich om naar aanleiding van de klacht een bevredigende oplossing te vinden. De klachtbehandelaar is niet bevoegd een bindende uitspraak te doen of sancties op te leggen. De Klachtbehandelaar mag wel aanbevelingen doen of zijn mening uiten over (aspecten van) de klacht. Aan dergelijke uitlatingen kunnen geen rechten worden ontleend.
3.8. De Klachtbehandelaar legt de datum waarop hij de klacht heeft ontvangen schriftelijk vast alsmede de door hem gevolgde procedure deugdelijk vast (met inbegrip van eventuele met de Klager of Beklaagde gemaakte afspraken). Eventuele met Klager en Beklaagde gemaakte afspraken zendt de Klachtenbehandelaar naar Klager en Beklaagde.
3.9. Wanneer de klachtbehandeling is beëindigd stuurt de Klachtbehandelaar zijn advies aan Klager, Beklaagde alsmede aan DEC.
3.10. Een onafhankelijke derde partij kan worden ingeschakeld op het moment dat Klager en Klachtbehandelaar/ Beklaagde niet tot een overeenkomst zijn gekomen. De onafhankelijke derde partij zal de klacht in behandeling nemen en beslist bij wijze van bindend advies over de klacht en zal Klager en beklaagde schriftelijk op basis daarvan berichten. DEC zal binnen twee weken tot uitvoering van het advies overgaan.
Het oordeel is voor beide partijen bindend en is niet op basis van eerder gegeven advies door DEC.
3. 11. Na beëindiging van de Klachtbehandeling behoudt de Klachtbehandelaar gedurende drie jaar het dossier. Daarna wordt het dossier vernietigd.
3.12. Op verzoek van de Klachtenbehandelaar kan een tweede of andere Klachtenbehandelaar worden aangewezen.
3.13. Een klacht zal altijd vertrouwelijk worden behandeld door DEC.